كل السجلات الإدارية الواجب توافرها فى المدرسة مع " المدير - وكيل شئون العاملين والطلاب - السكرتير - أمين التوريدات -عامل العهدة والحارس "

ثانيا:- الأعمال المخزنية

ويقوم بها أمين التوريدات ومن أهم هذه الأعمال:-

1- صرف الكتب المدرسية للطلبة بموجب كشو ف توزيع وإرسال هذه الكشوف للإدارة لاعتماده صرف الأصناف التي تحتاجها المدرسة من المخازن

2- وحفظها بالمدرسة

3- القيد بدفاتر 112 ع0ح ودفاتر 118ع0ح

4- توزيع العهد الفرعي علي العاملين بالمدرسة

5- إعداد حركة الدفاتر المالية شهري

6- التوقيع علي استمارات الجرد بما يفيد صحة الأرصدة المقيدة بدفتر العهدة

7- مسك حساب طوابع البريد الحكومية

8- قيد الشهادات الدراسية واستمارات النجاح وصرفها لأصحابها وتوريد قيمتها

9- الاشتراك في لجان الاستهلاك

الدفاتر والسجلات التي يستخدمها أمين التوريدات

1- أذون الصرف 111ع0ح لطلب صرف الأصناف من المخازن

2- دفتر 112 ع0ح لإضافة الأصناف

3- دفتر 118 ع0ح لقيد العهد المستهلكة والمستديمة وقد يكون بالمدرسة أكثر من دفتر حسب حاجة العمل

4- الاستمارة 193 ع0ح تستخدم لتوزيع العهد الفرعية علي العاملين بالمدرسة

5- الاستمارة 234 ع0ح للصرف الداخلي من مخازن المدرسة

6- الاستمارة 121 ع0ح الخاصة بالجرد

7- الاستمارة 122ع0ح وهي كشف بالزيادة والعجز الناتج عن الجرد

8- الاستمارة 187ع0ح إذن ارتجاع الأصناف

ملاحظات حول القيد بدفاتر 118 ع0ح

1- تتم عمليات القيد علي السطور وليس بينها مع عدم ترك سطور خالية

2- إعداد فهرس منظم يوضح به اسم الصنف ورقم صفحته بالدفتر لسهولة البحث

3- قيد الأصناف بالترتيب الهجائي

4- السطر الواحد يكون عليه علمية واحدة إما إضافة وإما خصم وإمامها الرصيد ولا يجوز قيد عملتين إضافة وخصم علي سطر واحد

5- لا يجوز الشطب أو المحو أو استخدم المزيل وفي حالة حدوث خطأ يتم تصحيحه بشطب خفيف بالون الأحمر مع إجراء التصحيح باللون الأحمر والتوقيع بجانبه من أمين التوريدات ومدير المدرسة

تجديد دفاتر العهدة 118 ع0ح

قدا تحتاج المدرسة لتجديد دفاتر العهدة بسبب انتهاء صفحات الدفتر أو لارتباك حالة القيد بالدفتر

1- يجب علي المدرسة قبل البدء ي ذلك الرجوع إلي التوجيه المالي والإداري بالإدارة لأخذ موافقة بذلك

2- يشكل مدير المدرسة لجنة لهذا الغرض برئاسة بأحد العاملين بالمدرسة ويكون من بين أعضائها أمين التوريدات الذي بعهدته الدفتر وصاحب العهدة

3- يسجل في أول صفحة بالدفتر محضر يوضح به أسباب تجديد الدفتر والجهة التي رخصت بالتجديد ويوقع عليه أعضاء اللجنة ومدير المدرسة

4- ترتيب الأصناف هجائيا قبل النقل

5- يقوم احد أعضاء اللجنة بالخصم في الدفتر القديم ليصبح رصيده صفرا ويقوم الآخر بالقيد بالدفتر الجديد علي أن يتم ذلك معا في وقت واحد ويوقع كل منهما بالدفتر الذي معه

6- يكتب في الدفتر القديم عند عملية الخصم نقل إلي ص من الدفتر الجديد ويكتب في الدفتر الجديد عند عملية الإضافة ( منقول من ص من الدفتر القديم )

7- يتبادل العضوان الدفتران لإجراء المراجعة مع التوقيع أيضا

8- يراجع ر يئس اللجنة بطريق الجشني بعض عمليات النقل ويوقع عليها

9- الاحتفاظ بالدفتر القديم بالمدرسة وذلك بعد تقفيل فراغتها

بيان مدد حفظ الدفاتر بالمدرسة

الدفاتر الموضحة بهذا الجدول تظل بالمدرسة بعد الانتهاء منها للمدد الموضحة بكل :-

ثالثا :- أعمال شئون الطلبة

ويقوم بها المعاون وقد يكون بالمدرسة أكثر من معاون حسب عدد الطلبة بالمدرسة

من أهم أعمال المعاون

1- إعداد سجل قيد الطلبة علي أن يكون مستوفيا لجميع البيانات ويراعي أن يتم إعداده بمنتهي الدقة

2- تلقي طلبات المستجداة والتأكد من سلامتها خاصة لشرط السن أو المجموع

3- تلقي طلبات المحولين من والي المدرسة وقيدها بسجل خاص

4- تنظيما وحفظ ملفات الطلبة

5- حصر وقيد الغياب اليومي للطلبة وأخطار أولياء الأمور

6- عمل الإحصاءات اليومية والشهرية

7- إعداد قرارات الفصل وقرارات إعادة القيد حسب الشروط واللوائح التي تنظم ذلك

8- امساك سجل إحالة الطلبة للوحدة الصحية

9- مراجعة بيانات البطاقات الشخصية وقيدها بالسجلات

10- التوقيع علي استمارات تأهيل التجنيد وإنشاء سجل خاص للتجنيد

11- الأعمال الإدارية الخاصة بالامتحانات

12- كتابة قوائم الامتحانات والاشتراك في تحرير استمارات التقدم للامتحانات العامة

13- براعي عند تحرير الطالب من المدرسة إن يدون باستمارة التحويل موقف الطالب من سداد الرسوم المدرسية واستلام الكتب المدرسية وأن يسلم له القسيمة 123 ت0ع الدالة علي سداده الرسوم كما يراعي عند قبول أوراق الطلاب المحولين إلي المدرسة المطالبة بالقسيمة 123 ن0ع الدالة علي السداد بالمدرسة التي تم التحويل منها ولا يكتفي بكلمة سدد الرسوم فقط دون تقديم القسيمة الدالة علي السداد

سجل قيد الطلبة

1- سجل قيد الطلبة هو المرجع لكل ما يتصل بطلبة المدرسة لذ1 يجب أن يعد بمنتهي الدقة وبعناية شديدة

2- يتم ترتيب السجل بالشكل الآتي علي أن توضع العناوين التالية بالمداد الأحمر

طلبة ناجحون دور أول

طلبة ناجون دور ثان

طلبة راسبون ولهم حق الإعادة

وذلك من واقع نتائج الامتحانات

المستجدون من واقع كشوف 14

المحولون إلي المدرسة من واقع استمارة التحويل ومراجعتها علي ملف الطالب

المعاد قيدهم من واقع قرار إعادة القيد وقسيمة سداد الرسوم المقررة لإعادة القيد

3- تنشى المدرسة ثلاث نسخ من السجل لكل من السكرتير والمعاون وأمين التوريدات ويمتنع علي المدرسة إنشاء نسخة لقسم شئون الطلبة بالإدارة طبقا لنص القرار 1247 لسنة 77

4- لا يتم حذف المحولين من المدرسة أو المفصولين منة السجل وإنما يدون أمام الاسم بالمداد الأحمر حول إلي لمدرسة 000000 بتاريخ 0000 أو فصل بتاريخ 00000

5- يجب قيد أرقام قسائم 123 ت0ع الخاصة بالمصروفات المدرسية بسجل قيد الطلبة عهدة السكرتير أولا بأول مع التأشير أمام الطالب اليتيم بكلمة ( يتيم ) بالمداد الأحمر

رابعا:- أعمال شئون العاملين

ويقوم بها موظف مختص أو أكثر حسب حجم المدرسة ومن أهم هذه الأعمال

1- امساك سجل قيد العاملين ويجب استيفاء جميع بيانات العاملين به

2- تنظيم الملفات الفرعية للعاملين والاحتفاظ بها في مكان أمين

3- سجل مرتبات العاملين

4- مراجعة كشوف المرتبات والحوافز قبل إرسالها للإدارة

5- الإشراف علي دفاتر حضور وانصراف العاملين بالمدرسة

6- امساك سجل 68 ع ح وقيد الاجازات بجميع أنواعها

خامسا:- الأعمال الإدارية

ويقوم بها موظف أو أكثر حسب عدد الإداريين الموجدين بالمدرسة وحسب ما يراه مدير المدرسة من توزيع العمل ومن هذه الأعمال

1- امساك دفاتر قيد المياة والإنارة وقراءة العدادات وتسجل القراءة والإخطار عن استهلاك المياه والإنارة

2- توزيع العمل علي العمال والإشراف عليهم

3- امساك سجل النوبتجية الليلية للعمال

4- قيد بريد الطلبة والعاملين بالمدرسة

5- الإمساك سجل الصادر والوارد وسركي تسليم المكاتبات